仕事で計画を立てるのが苦手な方必見!効率的な計画の立て方

仕事で計画がうまく立てれない!

来客と会議が重なってしまった!

等でお悩みではないでしょうか?

本記事では、効率的な計画の立て方について解説致します。
効率的な計画の立て方のコツがわかります。また、スケジュール管理に役立つ「Googleカレンダー」の使い方についても解説します。
是非、参考にしてみてください。

なお、私は社会人歴、約10年で営業や現場管理をしています。まだまだ未熟ですが仕事に対する意識は誰にも負けない意気込みでやっています。
日々、本やインターネットから様々な知識を学び、実践しており、
今では頑張りが認められ昇進し、下に指導する立場にいます。

そんな私が現場で実際に体験した経験や様々な人と関わる中で学んできたことを発信し、少しでも仕事でお悩みの方の助けになれば良いと考えています。是非参考にしてみて下さい。

1.仕事で計画を立てるのが苦手な方必見!効率的な計画の立て方

1-1.やるべきこと、予定をリストアップ

まずはやるべきことや予定をメモ帳にリストアップしていきましょう。

リストアップすることで自分が抱えている予定を見える化でき、負荷の全体像の把握ができます。

コツとしては、数分で完了するような簡単な業務や予定は書き出さないことです。そうしないとキリがないからです。

ある程度まとまった時間が必要な予定や業務を書き出すようにしましょう。

1-2.優先順位を付ける

予定をリストアップしたら、優先順位を付けていきます。

それぞれの予定に納期付をしていきます。

コツとしては、難しい業務程、タイトな期日を設定しましょう。

難しい業務は予想していたよりも時間がかかったり、想定外のことが起きたときにフォローできるようゆとりを持った予定を立てることがポイントです。

1-3.ゴール(目標)を設定する

続いて、それぞれの業務にゴール(目標)を設定しましょう。

例えば、この仕事はこのくらいまで仕上げよう、明日の会議はこの議題についてここまでは決定させよう等といった感じです。

コツとしては、100点を目指そうとせず、70点を目標としましょう。

100点を取りに行くことは決して悪いことではありませんが、時間が限られているため、一先ず必要最低限のラインを目指しましょう。

もし、時間が余れば80点、90点とブラッシュアップしていきましょう。

1-4.細分化する

最後に、現時点の状況と想像したゴール(目標)とのギャップを整理し、具体的に何をやっていったら良いか、細かく細分化していきましょう。

ここまでできれば、いつまでに何をやれば良いのかわかりやすくなっていると思います。

以上の流れを、日々繰り返し、徐々に計画性をつけていきましょう。

2.スケジュール管理に役立つおすすめツール

2-1.Googleカレンダー

計画を立てるのが苦手な方におすすめのツールが有ります。

ご存知の方も多いと思いますが、「Googleカレンダー」は誰でも無料で利用できます。
PCでもスマホでも利用でき、クラウドで連動されている為、非常におすすめです。

わたしも数年前より、手帳からGoogleカレンダーへ移行し、今でも活躍してくれています。

Googleカレンダーのメリット

  • 無料で利用できる
  • 予定の追加や変更が簡単
  • PCでもスマホでも予定を確認できる
  • 上司や同僚と連動し、予定を共有化できる

Googleカレンダーのデメリット

  • オンライン環境が必要
  • Googleアカウントの取得が必要

2-2.Googleカレンダーの導入方法

Googleカレンダーの利用には、Googleアカウントの作成が必須です。
Googleアカウントをお持ちで無い方は、下記リンクよりアカウント作成を作成して下さい。

尚、下記の説明はPCブラウザ版での解説となります。

Googleアカウント作成

クリックするとこのような画面に飛びます。

氏名、任意のメールアドレス、任意のパスワードを入力します。
入力が完了したら次へをクリックします。

携帯電話の電話番号を入力し、次へをクリックします。
すぐにSMSが送られてきます。

SMSに記載されている数字を入力し確認をクリックします。

電話番号(省略可)、再設定用のメールアドレス(省略可)、生年月日、性別を入力し、
次へをクリック

こちらは任意で、スキップまたははい、追加しますをクリック

利用規約を良く読み、問題がなければ同意するをクリック

これでGoogleアカウントが作成されたと思います。

では、Googleカレンダーを使ってみましょう。

下記リンクよりGoogleのホームページにアクセスして下さい。

Googleホームページへ

右上のログインをクリックします。

ログイン画面が表示されますので、先程作成したメールアドレス、パスワードを入力します。

右上のログインと表示されていた箇所にアカウントの名前が入っていればログイン完了です。

右上の名前の左のアイコンをクリックするとアプリが表示されますので、表示されたらカレンダーをクリック

これがGoogleカレンダーの画面となります。

これでGoogleカレンダーを利用できるようになりました。

Googelカレンダーの詳しい使い方は、検索すると色々なサイトで紹介されています。是非、調べてみて下さい。

下記にスマホアプリ版のリンクを貼っておきますので、是非スマホアプリのダウンロードも同時にしておきましょう。

⇒iphoneの方向け

Google カレンダー

 

Google カレンダー

Google LLC無料posted withアプリーチ

⇒androidの方向け

Google Play で手に入れよう

まとめ

さて、今回は仕事で計画を立てるのが苦手な人向けに効率的な計画の立て方の方法と、おすすめのスケジュール管理のツールをご紹介させて頂きました。

是非、参考にしていただき少しでもお力になれたら幸いと思います。

では、今回は以上になります。

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