残業時間を減らしたい方必見!残業削減に有効な対処法5選

次から次へ仕事が入ってきて、気がつけば膨大な仕事量を抱え込んでしまい、毎日残業するのが当たり前になっている人は少なからずいるのではないでしょうか。怖いのが仕事が溜まりに溜まっている状況が慢性化し、その状況が当たり前と思いこんでしまい、状況を打破しようと対策を講じることがなくなってしまう場合があります。しかし、ほんの少しやり方や考え方を変えることで、残業時間が削減できるものなのです。あなたの今の状況に一度疑問をもって、どうしたら改善できるのか考えてみましょう。

残業時間を減らしたい方必見!残業削減に有効な対処法5選

1.仕事の優先順位をつける

まずあなたが抱えている仕事を全てメモ帳にリストアップしましょう。書き終えたら、それぞれの仕事に期日を書いていきましょう。期日を決めるポイントとしては、難しい業務を優先し、簡単な業務はその合間に入れ込むように決めてあげることです。よく有るのは、難しい業務はできるだけ後回しにしようと、簡単な仕事ばかりをこなし、なかなか難しい業務を取り掛かろうとしないことです。難しい業務ほど先にこなしておけば、仕事がどんどん入ってきても、溜めずに処理することができます。
また、期日を埋めた際に、既にどう頑張っても期日通り対応できないとわかるものについては、わかった時点で上司に相談したり、客先に相談しましょう。期日をずらしてもらえる場合もありますので、この日までなら対応できるという期日を想定しておき、その期日を上司、客先に伝えましょう。

リストアップすることで、いつまでにどれだけの仕事をこなせば良いのか理解することができ、緊急性、重要性が意識できるので、仕事を溜めにくくなるのです。

2.1日の行動スケジュールを計画する

仕事の優先順位が把握できたら、1日の行動スケジュールを立てていきましょう。「10時の休憩までにここまでやろう」、「お昼までにこれをやっておこう」、「定時までにこれをやらないといけない」など、大まかに時間を区切ってやるべきことを計画立てていきましょう。ポイントとしては、1つ1つの業務がどれくらいで終わるのか予想する精度を上げていくことで、立てた計画通りに業務が片付いていきます。しかし、最初は予想通りの時間で終わることは少ないです。そこは、経験を積み重ね、自分がこなせる仕事のスピードを徐々に把握していきましょう。また、計画はできれば残業込みの予定ではなく、定時までの計画で考えていきましょう。基本的に定時で終わらせなければいけないと考えておき、それでもどうしても終わらなければ残業といった形で対応していきましょう。残業を当てに過ごしていると、焦りが少なくなるので、日中をダラダラ過ごしてしまいます。「残業が当たり前」から「定時が当たり前」と意識を変えていきましょう。

1日の行動スケジュールを立てるのにオススメの時間は、出勤の移動時間に考えるのがオススメです。朝の移動時間で、これをいつやろう、いついつにあれをやろうと考えておくと、1日のやるべき事を把握できるので、朝から仕事に対する意識が高まります。さらに、今ではスケジュール管理アプリが豊富に有るので、そういった物を活用すれば忘れたり、変更になった場合の修正も楽になります。私はGoogleカレンダーを活用するようにしています。

4.迷わず人を頼る

計画通り仕事を進めていても、どんどん仕事が入って、仕事が追いつかない場合は、迷わず人を頼りましょう。あなたの周りにいる、上司や同僚や後輩に対応してもらえないか相談してみましょう。相談した際にちょうど余裕がある人がいれば、余裕の有る人に対応してもらいましょう。

仕事は結果が全てです。客先が求めているものは期日までに結果を出すことです。期日までに結果が出せれば、誰が対応しようと構わないのです。変なプライドは捨ててしまいましょう。

注意すべきは、人に頼ってばかりで自分は楽をしたり、難しい業務ばかりお願いして、色々な業務にチャレンジしなくなることです。できればお願いする仕事は、誰でもできるような簡単な業務を優先的に振り分けるようにしましょう。自分がやるべき仕事、そうでない仕事を見極めることが大切です。

5.新たな人を雇う

優先順位を把握し、自分の計画もきっちり立てて、業務配分も最適にできているのに皆手一杯となると明らかに業務量がオーバーフローしています。その場合は人員不足が原因となりますので、人員を増やせないか上司にかけあってみましょう。すぐにすぐに解決できる問題では有りませんので、外注業者に仕事を依頼するのはオススメですよ。

まとめ

さて、本日は仕事を溜めない方法についていくつか紹介させていただきました。仕事が溜めっている状況について、まずは自分に原因がないか見直すことが大切です。しっかり自己分析を行い、自分を見つめ直し、真の原因を追求していきましょう。また、人に仕事を振ることに対して抵抗を感じている人は、考えを変えていきましょう。残酷かもしれませんが、仕事では結果がすべてなのです。自分で責任持って仕事を対応することも大切ですが、業務を最適に采配するスキルも上に立てば立つほど大切になっていきます。自分がやらなければいけない業務とそうでない業務の線引をつけるクセをつけておきましょう。

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